אבחון ארגוני הוא תהליך אבחון המשדרג במידה ניכרת את ההתנהלות השוטפת והעתידית, בהתאם למאפיינים הספציפיים של כל ארגון – ובפרט כשהוא מבוצע על ידי אנשי מקצוע מיומנים ומנוסים.

הסוגים השונים של אבחון ארגוני – למה זקוק העסק שלך?

ישנן מספר דרכים שונות לבצע את האבחון. על-מנת להפיק את מלוא התועלת האפשרית מהתהליך, חשוב להתאים את סוג האבחון למאפיינים והצרכים הספציפיים של כל עסק. האפשרויות הן:

א. אבחון כללי – לאורכו ולרוחבו של הארגון, העסק, המפעל, חברת ההייטק וכו'.

ב. אבחון ממוקד פעילות – אבחון שמתעמק בפעילותה של מחלקה מסוימת (הנדסה, שיווק, כספים, פיתוח, יבוא, תפעול, בקרת איכות ועוד) או בהתנהלות ההנהלה (או צוות ניהולי ספציפי).

ג. אבחון בעלי תפקידים בארגון – תהליך שמתמקד במסוגלות האישית-מקצועית-ניהולית של בעל תפקיד מסוים בארגון (או מספר עובדים), במטרת לבחון האם ניתן לשפר את יכולותיו. אבחון זה מתבצע תוך כדי העבודה (Training on the Job) ומתאים בעיקר למנהלים בדרגי הביניים ובעמדות בכירות, לבעלי תפקידים בעסקים משפחתיים וגם לעסקים קטנים ובינוניים.

ד. אבחון לזיהוי הסיבות והגורמים לבעיות ספציפיות – כך למשל עשוי אבחון ארגוני מסוג זה לבדוק מדוע בחשבון הבנק של העסק אין כסף תזרימית למרות שהדוחות מצביעים על רווחיות, או מדוע שיעור הרווחיות נמוך יחסית. מצבים נוספים שבהם כדאי לבצע אבחון מסוג זה הם כשרוצים לבצע תהליך מחשוב מקיף בארגון, כשהעסק נקלע למצב חירום, כשרוצים לשדרג את מערכי השירות, המכירות או הגבייה, כשנדרשת התייעלות וצמצום בהוצאות וייעול הפעילות, כשהגדרות התפקידים בעסק לא ברורות, כשיש צורך לכתוב "ספר הפעלה" / מודל הפעלה תפעולי-שיווקי לחנות, כשישנה נטישה של עובדים או כשבאופן כללי האקלים הארגוני שלילי, כשהמנהלים לא מתפנים כדי לנהל את העסק, ועוד ועוד.

אבחון ארגוני לעסק

מתי כדאי לפנות לאבחון של אנשי מקצוע מנוסים?

אבחון ארגוני משפר במידה ניכרת את ההתנהלות של ארגונים שנקלעו למשבר או לתקופת צמצומים, תורם רבות להשבחת עסקים "רדומים" ולהעלאתם על מסלול של צמיחה ורווחיות משודרגת, מסייע להטמעת שינויים בארגונים שזקוקים לרענון השגרה הקיימת, מבטיח היערכות אופטימלית לקראת התרחבות עסקית ובדיקה מקצועית ומדוקדקת של כל אפשרויות הפיתוח, מתאים לארגונים שבוחנים שיתופי פעולה אפשריים שונים, מסייע לארגון שעומד לקבל פרויקט רחב היקף ולעסק שלקוח מרכזי שלו מציב בפניו דרישות מיוחדות, תומך בארגונים שפועלים בשוק שמתרחשים בו שינויים משמעותיים ומומלץ גם לעסקים בהקמה, כבר משלב הרעיון.

במקרים רבים אבחון מקצועי מונע כישלון, כשבהקשר זה חשוב להבין כי במרבית המקרים עסקים בשנים הראשונות חשופים במיוחד לסיכון. בין הגורמים הנפוצים לכישלון – תכנון לוקה בחסר, הון עצמי נמוך מדי, שירותים או מוצרים שאינם איכותיים מספיק, ליקויים בבקרה הפנימית, שיווק לקוי, כוח אדם מיותר או לא מיומן מספיק, הוצאות אחזקה מופרזות, שכר גבוה מדי למנהלים, מדיניות אשראי ותמחיר לקויה, השקעות שגויות, יחסי עבודה לא תקינים עם ספקים, סכסוכים בין שותפים, יחסים מעורערים בין ההנהלה לעובדים, גידול והתרחבות מהירה מדי וישנן כמובן גם נסיבות חיצוניות וגורמים שאינם בשליטת בעלי העסק ומנהליו שמשפיעים על העסק חוץ-כלפי פנים.

באופן כללי בעלי עסק שמבינים כי חסר להם ניסיון ניהולי, ומוכנים להיעזר באנשי מקצוע חיצוניים ובפרט לבצע תהליך אבחון ארגוני – מגדילים באופן דרמטי את הסיכוי לממש את הפוטנציאל ולהצליח.

כיצד מתבצע האבחון?

אבחון עסקי וארגוני הוא תהליך שמתבצע על בסיס תוכנית עבודה מסודרת, שכוללת את השלבים הבאים:

א. תצפיות להתנהלות שוטפת בשעות שונות ובמצבי עבודה שונים (בתקופות של רגיעה ולחץ בפעילות) במחלקות ובאגפי הארגון השונים.

ב. ראיונות עם כל בעלי התפקידים הרלוונטיים לאבחון – בתחומי הכספים, בקרת האיכות, השיווק, המכירות, השירות, הגבייה, הפיתוח העסקי, הלוגיסטיקה, ניהול פרויקטים, יבוא, קמעונאות ועוד.

ג. מיפוי מדויק של מבנה העסק והסביבה הארגונית, כולל למידה יסודית של תהליכי עבודה ופעילויות עיקריות וכן היכרות מעמיקה עם השוק בו פועל הארגון. בין השאר נעשה שימוש במודל SWOT כדי לאבחן את האסטרטגיה הארגונית בהתאם לחוזקות ולחולשות של הארגון, להזדמנויות שניצבות בפניו ולאיומים שאיתם עליו להתמודד. בנוסף כולל שלב זה ביצוע סקרים פנים ארגוניים (שביעות רצון העובדים, איכות השירות הפנים ארגוני, אקלים ניהולי, תקשורת פנים ארגונית, שירות פנים ארגוני ועוד) וסקרים חוץ ארגוניים (שביעות רצון לקוחות, חוויית הלקוח, איכות השירות, מיתוג, תדמית הארגון, בדיקות היתכנות לשירותים ומוצרים ועוד). הסביבה שבה פועל הארגון ממופה בכל המישורים הרלוונטיים – דמוגרפית, חברתית, טכנולוגית, כלכלית, רגולטורית, מתחרים, ספקים, לקוחות ועוד.

ד. ניתוח מדוקדק של כל הנתונים הכמותיים והפיננסיים הרלוונטיים, במגוון רחב של חתכים – על סמך דוחות רבים, טפסים וכל חומר שמתעד תהליכי עבודה.

ה. ניתוח הבקרה הניהולית הקיימת – נקודות הבקרה, אמצעי המדידה ועוד. כמו כן כולל שלב זה איתור נקודות תורפה אפשריות והצעות לשיפור התהליך.

ו. קביעת יעדים – להתייעלות, חיסכון, הגדלת הפריון ועוד.

ז. המחרה ותמחיר – שני נושאים שמוקדשת להם תשומת לב ספציפית. במסגרת האבחון הארגוני נבחן ונשפר את התמחיר (Costing), שמהווה גם אמצעי בקרה ומאפשר לשפר את היעילות התפעולית, ונמליץ על המחרה נכונה למוצרים ולשירותים שלכם. ההמחרה (Pricing) נקבעת הן על סמך גורמים פנימיים בעסק והן על סמך המצב בשוק.

ח. הכנת דוח מפורט אשר מסכם את כל העבודה שנעשתה, כולל מסקנות, המלצות לשינויים ודרכים להשגת היעדים.

לאחר שהאבחון מושלם והדוח המפורט מוכן, תתבצע פגישה עם הנהלת הארגון. בפגישה זו יוצגו כל הממצאים וייערך דיון כדי להחליט אילו המלצות ייושמו וכיצד – כך שהארגון יתנהל בשנים הבאות באופן יעיל יותר, מבוקר היטב ורווחי יותר. על בסיס פגישה זו נכין עבורכם תוכנית עבודה שתספק מענה אפקטיבי לכל הבעיות שאותרו, ותקנה למנהלים ולעובדים בארגון כלים מתקדמים שיאפשרו להם לשפר את כל הטעון שיפור בארגון.

תוכנית הבראה לעסק שלך

את האבחון הארגוני מבצעים אנשי שטרן יועצי ניהול על בסיס ניסיון מצטבר עשיר ומגוון במיוחד, ידע מקצועי רחב היקף והצלחות מוכחות רבות עם מגוון רחב של סוגי עסקים.

אבחון כבסיס לתוכנית הבראה אפקטיבית

כאמור במצבים רבים אבחון ארגוני נועד כדי להבריא עסק שנקלע לקשיים או להעיר עסק "רדום" ולאפשר לו למצות את מלוא הפוטנציאל שלו.

במקרים אלה תחילה נזהה את הסיבות למצב הנוכחי, ובפרט נתמקד באיכות הניהול, בזיהוי חוסר יעילות בארגון ובמצב השוק (ובפרט התחרותיות). לאחר ניתוח מפורט ומעמיק של מצב העסק והגורמים, נשתמש במודל מתקדם שנקרא SWOT – אפיון החוזקות של העסק, החולשות שלו, ההזדמנויות שנקרות בפניו והאיומים שאיתם הוא מתמודד. ניתוח במודל זה הוא בסיס לגיבוש אסטרטגיית ההבראה המיטבית. האפשרויות הן צמצום, הרחבה, סגירת קווי ייצור מסוימים, פתיחת קווי ייצור חדשים, קליטת עובדים, פיטורין ועוד. עוד מרכיבים בכל תהליך הבראה הם תוכנית עסקית ותכנון פיננסי שכולל צפי תחזית תזרים מזומנים וכן רווח והפסד, לטווח הקצר, לטווח הבינוני ולטווח הארוך.

אבחון מקצועי – גם לעסקים קטנים

עבור עסקים קטנים יבוצע בדרך כלל אבחון מהיר ששם דגש על פתרונות שלא מחייבים השקעה כספית משמעותית ולמעשה במרבים המקרים כלל אינם כרוכים בעלות נוספת. עוד לפני הביקור של המומחים שלנו וההמלצות לשדרוג על סמך האבחון המקצועי, תוכלו לפגוש את אנשי שטרן יועצי ניהול (אצלכם או אצלנו), ללא כל עלות או התחייבות – ולקבל ייעוץ ראשוני והכוונה לקראת התייעלות ושיפור.

נושאים נוספים שעשויים לעניין אותך:
יועץ ארגוני

ייעוץ ארגוני- ייעוץ אסטרטגי

פיתוח ארגוני

מעוניין באבחון ארגוני לעסק שלך? השאר למטה את פרטייך ואנשי המקצוע יחזרו אליך בהקדם

ייעוץ עסקי

המומחה בדרך אליך!

השאר/י כאן את פרטיך ונקבע לך פגישת אבחון ראשונית
ללא תשלום וללא התחייבות!

* שדה חובה