מה זה או"ש – ארגון ושיטות?

ה"ארגון ושיטות" (או"ש), הנו פונקציה ארגונית אשר נועדה לשפר את התהליכים ושיטות העבודה במשרדים וכן בחברות עסקיות, במוסדות ובתעשייה.

כיצד מייעל ייעוץ ארגון ושיטות את העסק?

החלוקה הבסיסית של ארגון ושיטות היא ל-4 שלבים:

א. מיפוי התהליכים הקיימים.

ב. ניתוח הממצאים ובפרט אפיון צרכים וזיהוי חסמים ונקודות תורפה בהתנהלות הנוכחית.

ג. הגדרת התהליכים הנדרשים וקביעת יעדים ומדדים להתייעלות ו/או לשיפור לעתיד.

ד. סיכום כל המידע והמלצות מעשיות לשיפור התנהלות העסק כדי לייעל אותו ולהפוך אותו לרווחי יותר.

במסגרת השלבים הנ"ל אנשי המקצוע המנוסים שלנו מבצעים פעולות רבות בהתאם למאפיינים הספציפיים של כל עסק. בין השאר אנחנו עורכים סקרים פנים וחוץ ארגוניים ואבחונים מקצועיים, בוחנים את

התקנים של כוח האדם, בודקים תהליכי עבודה ופסי ייצור, בוחנים את ההיררכיה בארגון ואת החלוקה למחלקות, מתעמקים בתהליכי מחשוב, אחסון מידע והפצתו בארגון, מבצעים בדיקות כדאיות כלכלית

רלוונטיות, מתייחסים גם לתכנון הפונקציונלי של משרדים וצוותים ועוד.

הנדסה חוזרת – Re-engineering

עוד כדאי לדעת כי במסגרת הייעוץ אנו משלבים מבחר מתודולוגיות עדכניות מתחום "הניהול הרזה". כמו כן כולל או"ש טכניקות עבודה שמטרתן לייצר בסיס איכותי ל- Re-engineering – הנדסה חוזרת, כלומר

שכלול ושדרוג מערכות קיימות שמבצעות תהליכים שחוזרים על עצמם במטרה להביא לשיפור מתמיד בביצועי העסק וברווחיות שלו.

התהליך כולו מתבצע עם שטרן יועצי ניהול בגישה רב-תחומית – המענה הכולל לכל הצרכים הארגוניים והתפעוליים, תוך התייחסות לכל הרבדים הנדרשים ובפרט אלה שהלקוח מדגיש את חשיבותם, מבטיח

פתרון מיטבי – בין אם נדרש פתרון נקודתי ובין אם יש צורך בהתערבות מקיפה.

למי כדאי להיעזר בשירות?

או"ש עשוי לשפר במידה משמעותית את התפקוד של כל ארגון או חברה. בפרט מומלץ להיעזר בשירות יקר ערך זה לעסקים קטנים ובינוניים – בדרך כלל לעסקים אלה אין את המשאבים לבצע ארגון ושיטות

בעצמם, למנהלים אין זמן לכך ובמרבית המקרים גם לא את הכישורים הנדרשים, ועל כן הצורך הממשי בשירות חיצוני.

לשטרן יועצי ניהול ניסיון רב-שנים ומגוון מאוד באו"ש, לאחר שכבר סיפקנו שירות זה לבעלי מקצועות חופשיים, לחברות הייטק, ליבואנים, ליצואנים, לחברות מסחריות, למרכזי שירות רכב, לתעשיינים ולעוד גופים

עסקיים – מוסדיים כלכליים מסוגים שונים.

השלבים השונים של ארגון ושיטות

או"ש מורכב כאמור מ-4 שלבים עיקריים: מיפוי, ניתוח, הגדרת תהליכים נדרשים וסיכום והמלצות. חשוב להדגיש כי שטרן יועצי ניהול מלווה את הלקוח לאורך כל תהליך ניהול השינוי עד להטמעתו המלאה.

מיפוי התהליכים הקיימים

הבסיס של פונקציית האו"ש הוא מיפוי מדויק ומדוקדק של התהליכים הקיימים, וזאת מתוך מטרה להבטיח שימוש יעיל במיוחד בכל המשאבים השונים העומדים לרשות הארגון: כוח אדם, מבנים, מכונות, חומרים

ועוד. לצורך המיפוי מתקיימים מפגשים עם כל הגורמים הרלוונטיים ובפרט מנהלי מחלקות ואגפים.

אחד המרכיבים העיקריים במיפוי הוא חקר ביצועים (פעולה שנקראת גם חקר שיטות עבודה). החקר כולל תצפיות על תחנות עבודה ועל קווי ייצור וביצוע מדידות רלוונטיות (מדידות זמנים), וזאת על-מנת לאתר

ליקויים בתכנון הכולל, באופן בו מאורגנת עמדת עבודה כזו או אחרת ובזרימת החומרים. חקר ביצועים הוא גם הבסיס לקביעת תקני ביצוע מדויקים וכן לתכנונה של מערכת תגמולים לעובדים שתדרבן אותם

לשדרג את התפוקה שלהם. באופן כללי על בסיס המיפוי ניתן לנתח את המצב הקיים, לזהות חסמים ונקודות תורפה, לקבוע יעדים ולגבש המלצות לשדרוג ההתנהלות והבטחת תפקוד מיטבי של כל המחלקות

והאגפים.

ניתוח המצב הנוכחי ואיתור החסמים ונקודות התורפה

השלב השני הוא ניתוח מקצועי של כל האינפורמציה שנאספה בשלב המיפוי. במסגרת ניתוח תהליכי העבודה הקיימים מושם דגש רב על אפיון צרכי הארגון, על איתור חסמים שמונעים את מימוש כל המשאבים

ומלוא הפוטנציאל, ועל זיהוי "צווארי בקבוק", נקודות תורפה ועומסים שמכבידים על ההתנהלות. הניתוח מבוצע תוך התייחסות מפורטת גם לכל מחלקה בפני עצמה וגם לממשקי העבודה בין כל המחלקות

השונות. מטרת הניתוח היא לשפר את התנהלות תחנות העבודה השונות במטרה להתייעל ולהוזיל את העלויות על-מנת שהעסק יהפוך לתחרותי יותר ומשגשג יותר.

כך לדוגמה עשוי לכלול שלב זה של פונקציית או"ש השוואה בין זמני ביצוע תהליכים מסוימים (כפי שנמדדו בשלב המיפוי) לבין זמני תקן רלוונטיים. אם ישנו פער משמעותי, ייבחן התהליך לעומק כדי לזהות את

הגורמים לביצוע הלא יעיל בכדי שאפשר יהיה להעלות את התפוקה מבלי להידרש למשאבים נוספים.

הגדרת התהליכים הנדרשים, דיוק וגיבוש יעדים ומדדים

לאחר שמושלם הניתוח של המצב הקיים, ניתן להתקדם לשלב הבא והחשוב: הגדרה מדויקת של תזרימי התהליכים – התהליכים הנדרשים, גיבוש יעדים וקביעת מדדים להצלחה. ביצוע מושכל של שלב מפתח זה

נשען במידה רבה על הניסיון, הידע וכישורים חיוניים נוספים של היועץ, ובדרך כלל מחייב גם יצירתיות ויכולת לראות פתרונות שאחרים לא מבחינים בהם.

שטרן יועצי ניהול בוחנת כל פתרון אפשרי לעומק. נלקחים בחשבון הן היתרונות והן החסרונות כולל השפעות שלא ניתן למדוד אותן, הן בתוך המחלקה והן בהיבט הכלל ארגוני, וההשוואה בין כל החלופות תתבצע

על סמך חישוב מדויק של יחס העלות-תועלת.

בחלק מהמקרים שלב זה מתמקד תחילה במחלקה אחת, קו ייצור אחד, תהליך אחד וכו'. במקרים אחרים הדרך הטובה ביותר להשביח באופן מושכל את התנהלות הארגון היא לבצע פיילוט במחלקה מסוימת,

לבחון את התוצאות ועל סמך הניסוי המבוקר להתאים את התהליכים החדשים והמשודרגים וליישם אותם בכל רחבי הארגון או העסק. בכל מקרה חשוב לקבוע יעדים ברורים ומדדים מדויקים כדי שניתן יהיה לנטר

את השפעת הפתרונות והשינויים על ההתנהלות בכל המחלקות ולוודא כי אכן הושג שיפור משמעותי.

שלב זה כולל בין השאר את המרכיבים הבאים:

קביעת תקנים לזמן ותפוקה

קביעת תקנים לזמן ותפוקות – על בסיס חקר הביצועים וניתוח הממצאים, ובכדי להבטיח תפוקות שיאפשרו לעסק להיות תחרותי, נקבעים תקנים למשך ביצוע תהליכי עבודה מוגדרים ולתפוקות המצופות מכל

עובד ובכל קו ייצור.

גיבוש מדיניות תמריצים

גיבוש מדיניות תמריצים – תכנון מערכת שכר עידוד שמאפשרת לתגמל עובדים שביצועיהם הם מעל לתקנים שנקבעו.

ניהול רצפת ייצור

ניהול רצפת ייצור – הוצאה לפועל של תוכניות דרישות חומרים ומוצרים והפקת תוכניות עבודה לכל המחלקות, כך שההתנהלות תהיה היעילה ביותר האפשרית והנכונה ביותר מבחינה כלכלית (כמובן מבלי לפגוע

באיכות המוצרים).

בניית ארגזי כלים להמשך השבחת ההתנהלות

בניית ארגז כלים להמשך השבחת ההתנהלות – על-מנת שהעסק יוכל להמשיך לשדרג את עצמו גם ללא עזרת היועצים המקצועיים, בונה עבורו שטרן יועצי ניהול ארגז כלים משוכלל שמאפשר בדיקה עצמית

מתמדת, תהליכי חשיבה ותכנון ויכולת להוציא לפועל שינויים נדרשים.

כתיבת נהלי עבודה

כתיבת נהלי עבודה – לאחר ההגדרה המדויקת של תהליכי העבודה הנכונים ביותר בכל המחלקות והעמדות, קביעת תחומי האחריות והגדרת הסמכויות, ייכתב קובץ נהלים מחייב. קובץ נהלי עבודה זה הוא גם

בסיס הטמעת השינויים אצל העובדים הוותיקים ולהכשרתם של עובדים חדשים שייקלטו בארגון.

ניתוח כדאיות ותמחיר

ניתוח כדאיות ותמחיר – בניית מערכת איסוף נתונים כלכליים כך שניתן יהיה לבחון את עלויות הייצור והתפעול ואת רווחיות הארגון. על בסיס זה מתבצעים חישובי כדאיות השקעה בקווי ייצור ובפרויקטים שונים,

נקבעת מדיניות רכש ומלאי וכן מתקבלות החלטות שונות לגבי הייצור.

סיכום העבודה, המלצות קונקרטיות וליווי היישום בפועל

השלב המסכם של ייעוץ או"ש הוא הגשת מסמך שכולל את כל שלבי העבודה שבוצעה, מסקנות מפורטות והמלצות קונקרטיות לעסק כיצד לפעול כדי להשדרג את ההתנהלות. כמו כן כולל שלב זה את יישום

התהליכים הנדרשים ואת ליווי הלקוח עד להטעמתם המוצלחת של השינויים השונים.

שיטה מתגלגלת

שלב זה מתבצע תוך שיתוף פעולה הדוק עם המנהלים בעסק אשר מחליטים אילו המלצות לאמץ ואילו לא, ובהתאם מנחים את הגורמים הרלוונטיים ליישם את אותן הצעות שהתקבלו. בחלק מהמקרים היישום

מתבצע בדרך שנקראת "שיטה מתגלגלת" – בדיקה ואבחון לצורך מתן המלצות ראשוניות ודיונים תקופתיים (בתדירות שבועית או חודשית) לגבי המשך השינויים תוך כדי תהליך יישום ההמלצות הראשוניות.

בכל מקרה ייעוץ ארגון ושיטות של שטרן יועצי ניהול מבוצע על סמך ידע רחב היקף וניסיון עשיר, ומוביל לשיפור משמעותי מבחינת ניצול במשאבים בעסק וכתוצאה מכך הפיכתו לתחרותי יותר ורווחי יותר.

אולי יעניין אותך גם :

לתיאום פגישת ייעוץ ראשונית – ללא התחייבות!

מהו אבחון ארגוני?

ייעוץ בהנדסת תעשייה וניהול

חקר עבודה ושיפור שיטות

שיטות ניהול מתקדמות – להתייעלות ואופטימיזציה

הנדסת שיטות ותיקון שיטות – חקר שיטות עבודה וזמני ייצור