האם אתם המנהלים כבאים או עוסקים בכבאות ניהולית?

ארגון זמן – מנהלים רבים מספרים שהפעילות היומית מנהלת אותם, הם נאלצים "לכבות שריפות", מתלוננים על חוסר זמן ומרגישים שהם טובעים תחת עומסי העבודה. בפועל ברוב הארגונים, שגרת הניהול אינן מוגדרות ואינן מבוצעות.

מנהלים אינם יודעים כיצד להתמודד עם ניהול בזמן אמת, כיצד מנתבים עומסים, מתעדפים משימות ומבדילים בין עיקר לטפל.

אנו מגדירים יחד עם הארגון את שגרות הניהול, הגדרות תפקיד ומשימות לביצוע. אנו מלמדים כיצד לנתב נכון את הזמן, כיצד פעול בזמן שגרה, בזמן אמת ובזמני עומס.

כלים לארגון זמן

  • קבלת עזרה מגורם אנושי – מנהל /ת משרד, בעל תפקיד (כפיף או קולגה) וכדומה.
  • כלים אחלקטרונים – שעון, יומן גוגל, פתקי תזכורת ממוחשבים, סטופר (שעון עצר).
  • עזרי ניהול מודפסים – יומן רגיל, טבלת חשוב דחוף לקביעת סדר עדיפות ועוד…

מטריצת ניהול זמן – חשוב מול דחוף

טבלת חשוב – דחוף

טבלת חשוב דחוף – היא כלי המסייע בקביעת סדרי עדיפויות תוך אבחנה בין דברים ש ”דחוף” לעשותם או “פחות דחוף”, “דברים חשובים” או “פחות חשובים”. חשוב לעשות הבחנה בין דחוף לבין חשוב ולחשוב לגביי כל פעילות האם היא חשובה, האם היא דחופה, האם גם וגם?

פעולות חשובות ודחופות

פעולות חשובות ודחופות – רבע זה של הטבלה נקרא "האדרנלין", אלו פעולות שחשיבותן רבה ועליך לדרג אותן בעדיפות עליונה בסדר היום שלך. אלו משימות שחייבות להתבצע עכשיו!

פעולות דחופות ופחות חשובות

פעולות דחופות ופחות חשובות – זהו רבע "האשליות", נראה שהפעולות דחופות וגם חשובות, אך אם תבדקו, הן אמנם מיידיות ונעשות בדחיפות, אך הן לא באמת חשובות. לכן, אל תפריעו לעצמכם בביצוע המטלות החשובות באמת. אם יש לכם אפשרות עשו את הפעולות ואם לא, דחו, או חפשו מישהו אחר שיעשה אותן במקומכם.

פעולות חשובות ולא דחופות

פעולות חשובות ולא דחופות – רבע זה של הטבלה נקרא "זמן איכות", עליך לבצע את הפעולות ברמת חשיבות שנייה / משנית. עליך לעשות את הפעולות, אך לא בהכרח מיד.

פעולות פחות חשובות ולא דחופות

פעולות פחות חשובות ולא דחופות – זהו רבע "הבזבוז", אלו פעולות לא דחופות, שאינכם חייבים לעשות, למרות שאולי הייתם רוצים. פעולות אלו מפריעות לכם להתרכז בעיקר. עשו אותן רק כאשר זמנכם פנוי לחלוטין עבורם.

מוזמנים לפנות להשתפר ולהתייעל בניהול הזמן !

אולי יעניין אותך גם :

ייעוץ ארגוני

יועץ ארגוני

ייעוץ ניהול

אימון אישי

אימון אישי למנהלים

האם אני המנהל, טיפוס של דחיין ניהולי?

לחץ בעבודה – ממה הוא נוצר ואיך מתמודדים איתו?

תכנון זמן בחיים

0 תגובות

השאירו תגובה

מעוניין להצטרף לדיון?
תרגיש חופשי להשתתף!

כתיבת תגובה

האימייל לא יוצג באתר.