ניהול רזה – A3 כלי לשיפור תהליכים, בתהליכי Lean
תהליכי שיפור מתמיד Lean – ניהול רזה
ניהול רזה – A3 הינו אחד הכלים בהם משתמשים בתהליכי Lean. הכלי פותח לצורך שיפור תהליכים, פתרון בעיות בתהליכי עבודה ודיווח על פרויקטים ופעילויות.
ארגונים מתחומים שונים ובעיקר תעשיות, וארגונים מתחומים שונים הנדרשים לשפר שירות ולהגדיל את האפקטיביות העסקית והתפעולית, לשפר יעילות ולהקטין פחתים ובזבוז, אימצו את שיטת ה – A3 ככלי לשיפור מתמיד של תהליכי עבודה.
שיטה זו מבוססת על התבוננות והבנה של תהליכי העבודה הקיימים. יישום נכון ומשתף את כל בעלי התפקידים הקשורים בתהליך ומוביל לפתרון המבוסס על אופטימום כלל מערכתי ולא על אופטימום נקודתי-מקומי בתהליך.
מקור השם הוא בגודל הדף על גביו מוגדר התהליך בו מטפלים ובאמצעותו מתגבש הפתרון. הדף מחולק למספר פרקים מוגדרים וקבועים.
להלן הפרקים והנושאים הנכללים בדף זה :
- כותרת – תיאור הבעיה, כולל כיצד הבעיה התגלתה, מטרות הארגון, גורמים מעורבים וכדומה.
- מצב קיים – תיאור כללי של התהליך הקיים כולל הדגשה של הבעיות וכימותן במונחי אובדן שעות עבודה, פחת, איחורי אספקה, רמת שירות ועוד.
- ניתוח מקור הבעיה – אחת מהשיטות להגדרת מקור הבעיה היא שיטת ה- Why's 5.
שיטת Why's
Why's הינה שיטה שבאמצעות חקירה סדרתית בת 5 אינטראקציות מגיעים לשורש הבעיה, כאשר העקרונות המנחים בניתוח, הם: בחינת שלבי התהליך, קשרים בין בעלי תפקידים / גורמים / מחלקות וזרימת החומר בפועל ו/או תזרימי נכון.
- היעד – בפרק זה מתארים את התהליך המוצע באופן פשוט וברור כאשר הרצון הוא להביא את הארגון קרוב ככל הניתן למצב אידיאלי.
התהליך המוצע הינו זמני עד למציאת פתרון יעיל יותר. שלב ביניים זה נקרא "אמצעי נגד" לנקיטה כנגד הבעיה המאובחנת קיימת וכפתרון זמני לבעיה זו עד מציאת פתרון אידיאלי יותר לבעיה הקיימת.
- תכנית יישום – התוכנית כוללת את המהלכים הנדרשים לביצוע כדי לממש את התהליך המוצע. לכל שלב ביצוע מוגדר גורם אחראי לביצועו, סדר הביצוע, התפוקה הנדרשת, לו"ז הביצוע ודגשים מיוחדים.
- תוכנית מעקב ובדיקה – התוכנית צריכה להגדיר מי מבצע את הבדיקה / הובלה וניהול התהליך, מתי וכיצד מתבצעת הבדיקה ו "אמצעי הנגד" אכן מימש את היעדים שהוגדרו להשגה. היעדים צריכים להיות כמותיים וריאליים.
- דיווח תוצאות – דיווח תוצאות הינו תהליך משמעותי למיקסום הלימוד הארגוני. במידה והתוצאות המתקבלות אינן משביעות רצון, נפתח תהליך A3 מחדש.
יתרונות שיטת A3
- כל הצוות מעורב בהבנת המצב הקיים לעומת הרצוי והשיפור הינו משותף לכל מי שמעורב בתהליך.
- התהליך מתבצע בסביבת העבודה ולא בחדר ישיבות.
- חלק חשוב מהתהליך הוא הבנה מדויקת למצב הקיים.
- פתרונות פשוטים להבנה ויישום / לביצוע.
- תהליך השיפור הינו תהליך מובנה עם שלבי עבודה המובילים לשיפור וכלה בבקרה ודיווח.
- הצגת הבעיה כבעיה ארגונית ולא פרסונלית אישית.
- התהליך הינו ויזואלי ופשוט.
- כמעט כל אחד יכול ליישם את השיטה.
- אין צורך בכלים מיוחדים פרט לניר בגודל A3, עפרון ומחק זמינים.
- השיטה מסייעת לשיפור מתמיד כעילות יומיומית ולא כאירוע נקודתי חריג.
- השיטה מאפשרת לשתף עובדים בפתרון בעיות שוטפות ויומיומיות בכל נגזרת או רובד בארגון. ניתן למנף ידע ויוזמות של עובדים מהשטח.
אולי יעניין אותך גם :
שיטות ניהול מתקדמות להתייעלות ואופטימיזציה