ניהול נכון של ישיבות

האם אצלך בארגון יש ישיבות? האם הישיבות מתנהלות ביעילות ומשיגים תוצאות אפקטיביות בהן?

ישיבה מבוזבזת

ישיבה ניהול – במרבית המקרים, נמצא חברות שבהם מתנהלות ישיבות באופן שאינו אפקטיבי. לדוגמא: ישיבות שבהם מוזמנים משתתפים שאינם רלוונטים לישיבה עצמה (הזמנה מתוך כבוד?), ישיבות שאינן ממוקדות לנושא עצמו, ישיבות שאינן מאורגנות עם לו"ז ומטרה מדויקים. סביר להניח כי ישיבה שכזו תהיה "ישיבה מבוזבזת", ישיבה שבגינה לא הוחלטו החלטות ועוד. מסיבות אלה מומלץ לכל חברה, שבה הישיבות הן רבות ומגוונות לעצור לרגע ולהבין את משמעותה של הישיבה כחלק מעבודתה השוטפת וכיצד ניתן לארגן אותה באופן יעיל ואפקטיבי.

ניהול יעיל – ניהול ישיבות צוות

מנהל המזמן ישיבה צריך לקחת בחשבון שבניהול ישיבה באים לידי ביטוי מספר כישורי ניהול התורמים לניהול ישיבה אפקטיבית. כישורים אלו ניתנים ללמידה ובאחריות המנהל לתת על כך את הדגש הראוי:
•  אפקטיביות וניהול לפי יעדים
•  פרזנטציה והצגת הנושא
•  תקשורת בין אישית
•  רטוריקה ושפת גוף
•  טיפוח מוטיבציה
•  מתן משוב
•  ניהול זמן אישי וארגוני
•  תהליכים סימולטניים של "מיני" משא ומתן ועוד

האם משמעות הדבר שלניהול אפקטיבי של ישיבה צריך להיות סופר- וומן, או סופר-מן ? "לא!", אומרת גפני, "תחילת הדרך היא במודעות אישית ובהבנה שהדברים ניתנים ללמידה ולתרגול  זימון ישיבה זה הרבה יותר מלהקליק על מקש ה send באימייל. באקספנד לימדנו ואנו מממשים ביום יום בהצלחה רבה".

שלושה רבדים חשובים

כאשר דנים בסוגיית "הישיבה", הרי שיש לתת את הדעת ל-3 רבדים:
טרום ישיבה – הכנת הישיבה לפני ההתכנסות
הישיבה – ההתכנסות עצמה
סיכום הישיבה – לאחר ההתכנסות
עוד על שלושת הרבדים…

טרום ישיבה

הכנת הישיבה לפני ההתכנסות: יש להגדיר מטרת הישיבה, מי ישתתף בה, מה אנו מבקשים להשיג באמצעות ישיבה זו, האם יש צורך בתהליכי המשך ואם כן – מהם?

זאת לצד: הכנת הישיבה, זימון המשתתפים הרלוונטיים, הכנת סדר היום והפצתו למשתתפים לפני ההתכנסות, איסוף חומר רלוונטי לישיבה זו ובכלל זה סיכומי ישיבות קודמות.

הישיבה

ההתכנסות עצמה: יש להתחיל במועד שנקבע, מנהל הישיבה פותח את הדיון, ממנה את אחד המשתתפים לרישום פרוטוקול, מציג את הנושא, סדר היום ומטרותיה של הישיבה. בהמשך: סבב התייחסויות של המשתתפים, הצגת נתונים חדשים רלוונטיים לנושא המדובר. במהלך הישיבה חשוב להקפיד על עמידה בלוח הזמנים ודיון בנושאים הרלוונטיים לנושא שלשמו התכנסו המשתתפים. בנקודה זו חשובה ערנותו של מנהל הישיבה, שכן גלישה אל נושאים באופן לא ממוקד, תביא לסטייה מהנושא המרכזי וכתוצאה מכך גלישה מהזמן שנקבע.

הישיבה היא הזדמנות להביע את דעתך, לבטא את התייחסותך הן בפני העובדים, הן בפני קולגות והן בפני שכבת ההנהלה. לפיכך, זוהי משימה לא פשוטה עבור מנהל הישיבה, לאפשר לכל הנוכחים זמן דיבור ויחד עם זאת להישאר ממוקדים ולעמוד בלוח הזמנים. לפיכך, מעת לעת, מנהל הישיבה צריך לעצור, לתת סיכום ביניים על מה הושג עד עתה ולקדם את הדיון בדרך להשגת המטרה כולה. ניתן, בנקודת זמן של לפני סיום הישיבה, לקבל ולתת משוב על הישיבה ותפוקותיה, להגדיר משימות, אחראים ולוחות זמנים.

סיכום הישיבה – ניהול ישיבות בארגון

ישיבה ניהול, לאחר ההתכנסות: על מנת שהישיבה תשיג את מטרותיה, הרי שהיא אינה יכולה להסתיים מיד לאחר שנתקבלו ההחלטות והמשתתפים התפזרו. זוהי למעשה נקודת הזמן שבה המשתתפים פונים לבצע את המוטל עליהם, בהתאם להגדרת המשימות ולוח הזמנים שנקבע. ישיבות, אשר לא יידרש לגביהן עדכון תמונת מצב, עלולות ל"התמסמס", או להתאדות מבלי לקדם את הנושא הטעון טיפול. לפיכך יש להוציא פרוטוקול לכל המשתתפים ולכתב גם גורמים נוספים המושפעים מהחלטות הישיבה. בפרוטוקול יש לציין מהו לוח הזמנים לביצוע המטלות ולעקוב אחר ביצוע המשימות, תוך ציון הגורם האחראי. מדובר במשימות הדורשות זמן. לעיתים כדאי להתעדכן במצב ביניים על מנת לבחון האם המשימה הולכת בכיוון הנכון.

אחד הדברים החשובים במפגש של "ישיבה", הוא ההקשבה האפקטיבית. הקשבה תורמת לאווירה, מובילה להעלאת שאלות טובות ושומרת על רמת דיון טובה. השאלות הן כלי חשוב להבהרת נושאים בהתקדמות לקראת הכרעות או יעדים. ניתן להעלות שאלות דוגמת:
•  למי יש רעיונות נוספים?
•  למה אתה בדיוק מתכוון כשאתה אומר?
• למי עלינו לפנות על מנת להשיג נתונים נוספים או מידע?
•  כיצד נוכל לשפר המצב בעתיד?

כדי להניע את הדיון מומלץ להכין אג'נדה ברורה, להקפיד על מעבר בין הנושאים בזמן, אימוץ חשיבה פתוחה ומקדמת, התמקדות בדברים החיובים ולא בנושאים שאינם בשליטתנו, הפצת החומר מראש, מיקוד הדיון במטרתו. מומלץ מידי פעם לרענן את סביבת הפגישה, דבר המסייע לשיפור היצירתיות ולסיעור מוחות פורה.

אנו דנים כאן רבות בסוגיה של הזמן. אכן למימד הזמן גורם חשוב. יחד עם זאת יש להיזהר שההקפדה על מימד זה לא תחטיא את המטרה ולא תאפשר דיון ממצה בנושא שלשמו כונסה הישיבה. לעיתים כדאי לקחת בחשבון גלישה מהזמן המתוכנן, אם הוא אכן לטובת קידום הנושא. הדבר עשוי לחסוך כינוס של ישיבות נוספות באותו נושא בעתיד.

במהלך הישיבה מומלץ לעודד חשיבה יצירתית תוך כדי שימוש בטכניקות הבאות: השוואה לבעיות דומות מהעבר (בחברה ומחוצה לה), הזמנת אנשים חיצונים – קטגור מצוות אחר, להתגבר על התנגדויות תוך כדי הקפדה על דרישת נימוק מפורט להתנגדות, עידוד התנגדות עניינית, תיעוד והתמודדות בהמשך.

יעילות מול אפקטיביות – ישיבת סטטוס

כאשר אנו דנים בחשיבותה של הישיבה, עולות מילים כמו: יעיל, אפקטיבי. יש הבדל בין השתיים: יעילות – Efficient,  אפקטיביות – Effectiveness.

• יעילות היא הדרך הטובה ביותר לבצע המשימה, חיפוש מתמיד אחר הדרך הטובה הקצרה והזולה ביותר לביצוע המשימה. הדגש הוא על כיצד לעשות זאת נכון, זול ומהיר.
• אפקטיביות היא התמקדות בתוצאות, שילוב של יוזמה ויצירתיות. הדגש כאן הוא על: האם הפעולה שאני מבצע תביא לתוצאות טובות לארגון ולי ? האם אני מבצע את הדבר הנכון באופן הנכון?

ונחזור לעניין המודעות הניהולית האישית, מנהלים חייבים להעלות את המודעות האישית לנושאים, אשר לפעמים נראים לנו טריוואלים כגון: את מי לזמן לישיבה, הכנת הנושאים ושליחתם למשתתפים מבעוד מועד, דגש על סיכום הישיבה, מתן action items למשתתפים על פי נושאים, יצירת הקשבה אפקטיבית ועוד, יוצרים למעשהו תרבות ארגונית אפקטיבית.

אולי יעניין אותך גם :

ייעוץ ארגוני

יועץ ארגוני

ייעוץ ניהול

תקשורת בעסק ובמשפחה

שגרת ניהול טובה למנהלים או לא?

אימון אישי למנהלים

אימון מנהלים

אימון עסקי