תפקיד | תפקידים | הגדרה תפקידים | הגדרה תפקיד | מבנה ארגון

תפקיד ב- סביבה עסקית משתנה – מאלצת ארגונים להשתנות או לחדול מלהתקיים

ארגונים משתנים. מתפתחים, מצטמצמים ומתחדשים ללא הרף. החוכמה היא להתאים את המבנה הארגוני –

להתאים את גודל המחלקות לכמות העבודה, להעמיד דרישות חדשות וליצור משרות חדשות בהינתן צורך.

קימים סוגים שונים של "מבנים ארגוניים", לדוגמא: "מבנה ארגוני מטריציוני", "מבנה ארגוני היררכי".

על הארגון להיות כל העת עם "יד על הדופק" ולהתאם את מבנהו לצרכיו. ארגונים רבים אינם מודעים

לשינויים שהם צריכים לבצע וכמה שינויים אלו יסייעו להם בעבודתם והתקדמותם.

סביבה עסק – כל הארגונים, בכל גודל ומכל תעשיה, נדרשים היום להתמודד עם שלושה אתגרים עסקיים

מרכזיים:

אתגרים אלה ועוד מחייבים את הארגון להשתנות ולהתאים את עצמו כל הזמן למציאות המשתנה

והמורכבת.

"מהו אבחון ארגוני?" הוא תהליך אבחון המשדרג במידה ניכרת את ההתנהלות השוטפת והעתידית,

בהתאם למאפיינים הספציפיים של כל ארגון – ובפרט כשהוא מבוצע על ידי אנשי מקצוע מיומנים

ומנוסים.

אבחון כללי – לאורכו ולרוחבו של הארגון, העסק, המפעל, חברת ההייטק וכו' ("מבנה ארגוני").

אבחון ממוקד פעילות – אבחון שמתעמק בפעילותה של מחלקה מסוימת (הנדסה, שיווק, כספים,

פיתוח, יבוא, תפעול, בקרת איכות ועוד) או בהתנהלות ההנהלה (או צוות ניהולי ספציפי).

אבחון בעלי תפקידים בארגון – תהליך שמתמקד במסוגלות האישית-מקצועית-ניהולית של בעל

תפקיד מסוים בארגון (או מספר עובדים), במטרת לבחון האם ניתן לשפר את יכולותיו. אבחון זה

מתבצע תוך כדי העבודה (Training on the Job) ומתאים בעיקר למנהלים בדרגי הביניים

ובעמדות בכירות, לבעלי תפקידים בעסקים משפחתיים וגם לעסקים קטנים ובינוניים.

אבחון לזיהוי הסיבות והגורמים לבעיות ספציפיות – כך למשל עשוי אבחון ארגוני מסוג זה

לבדוק מדוע בחשבון הבנק של העסק אין כסף תזרימית למרות שהדוחות מצביעים על רווחיות,

או מדוע שיעור הרווחיות נמוך יחסית. מצבים נוספים שבהם כדאי לבצע אבחון מסוג זה הם

כשרוצים לבצע תהליך מחשוב מקיף בארגון, כשהעסק נקלע למצב חירום, כשרוצים לשדרג

את מערכי השירות, המכירות או הגבייה, כשנדרשת התייעלות וצמצום בהוצאות וייעול

הפעילות, כשהגדרות התפקידים בעסק לא ברורות, כשיש צורך לכתוב "ספר הפעלה" / מודל

הפעלה תפעולי-שיווקי לחנות, כשישנה נטישה של עובדים או כשבאופן כללי האקלים הארגוני

שלילי, כשהמנהלים לא מתפנים כדי לנהל את העסק, ועוד ועוד.

מיפוי ואבחון הארגון: לימוד והכרות עם המבנה הקיים באמצעות ראיונות עומק עם כלל בעלי התפקידים בארגון (מבנה ארגוני הכולל: מנכ"ל, סמנכ"ל, משאבי אנוש, כספים, מנהל שיווק וקשרי לקוחות, מנהל תפעול ועוד…).
הגדרת מבנה ארגוני חדש ואישורו.
הגדרות תפקיד בהתאם למבנה הארגוני.
הגדרת רשימת נהלים הנדרשים לכתיבה / עדכון עם נציגי ההנהלה.
כתיבת אב טיפוס – נהל הנהלים.
כתיבת כלל הנהלים שהתבקשו ברשימה (אוגדן נהלי חברה – הגדרות תפקידים בפועל, ספר נהלים, חוברת הפעלה ועוד).
תיקונים והגהות ע"י מי שיוסמכו ויהיו אמונים לריכוז הנהלים על פי נהל הנהלים.
רשימת נהלים נוספת חדשה יוגשו כתגובה לדוחות ביקורת וכצורך שוטף בתהליך קבוע של שיפור מתמיד, עד למיסוד פורמט אחיד של נהלים לכלל החברה.
ישיבה תקופתית עם מנכ"ל ואסטרטגיה לצורך עדכון סטאטוס.