ERP | מערכת לתכנון משאבי ארגון | מודול | תוכנה לניהול העסק

ERP – תוכנה המשמשת כפתרון אסטרטגי לתכנון משאבים בארגון. מבוססת חבילות התומכות בתהליכים ארגוניים.

מאפשרת אינטגרציה של כל המחלקות בארגון בזמן אמת על ידי זרימת מידע שוטפת ב"שפה" אחידה ומעבדת

נתונים ניהוליים.

מודולים מרכזיים

טכנולוגיות יישום, כספים, ניהול חיי מוצר ושירות, שרשרת האספקה, משאבי אנוש ורכש.

כספים

הגברת השליטה באמצעות הגדלת הגמישות, ראייה ארגונית כוללת ומרוכזת – הנהלה מרכזית, מאפשר קבלת

החלטות מתוך תובנות המתקבלות בעזרת המערכת. ניהול הפן הפיננסי של הארגון מתבצע באמצעות הפרדה

וחיבור בין ישויות חוקיות.

שרשרת האספקה

כלל הגורמים המעורבים במישרין או בעקיפין בתהליך במילוי בקשת הלקוח (שירותים או מוצרים), כולל פעילות של

מחלקות פיתוח, שיווק, תפעול, הפצה, כספים ושירות לקוחות.

תהליך שרשרת האספקה – ספקים – שינוע – מפעל (ייצור) – מחסן – שינוע – קמעונאי – לקוחות.
תהליך ייצור – רכש (ספקים) – שינוע – ייצור (מפעל) – משלוח (הפצה).

רכש

הזמנות ושליטה על שרשרת האספקה. המטרות העיקריות של אפליקציית הרכש הן לזהות הזדמנויות לחיסכון,

ניצול דינאמיות שוק האספקה ואופטימיזציות ניהול ספקים. המודל משיג זאת ע"י ניהול העמסת עלויות, ניהול

חוזי רכש, ניהול ספקים, ניתוחים סטטיסטיים שונים ועוד. במודול זה קיימים דוחות, ביצועי ספקים, ניהול ספקים,

ניהול קטלוג ספקים.

מהצעת מחיר לחשבונית.
מרכש לתשלום.
ניהול מלאי.
דרישת רכש.

BI וניתוח אנליטי

משאבי אנוש

ניהול כל התהליכים הקשורים לעובד בארגון:

שיפור תהליכי ניהול טאלנטים.
העלאת פרודוקטיביות ושיפור גישה למידע לעובדים באמצעות UI טוב יותר.
ניתוחים סטטיסטיים של HR.

טכנולוגיית יישום

מניע לפרודוקטיביות גדולה יותר אצל משתמש קצה.
צמצום עלויות בעלות.
הגברת זריזות וצמצום עלויות אינטגרציה.

ניהול חיי מוצר ושירות

שיפור הנצילות של כלל הנכסים.
הורדת עלויות תוך העלאת רמת השירות.
המודול המרכזי של ניהול הנכסים. תחתיו מנהלים את כל הציוד שיש לנו החל מהרכישה שנעשית לפני פרויקט הקמת המערכת ולתוך הפרויקט עצמו, חוזה הרכישה, תהליך הרכישה, פרויקט, חלפים וכדומה.
קיים מודל שירות עצמי באמצעות מערכת סיבל ופתרון שירות לקוחות גלובאלי.

3 גורמי המוטיבציה ליישום מערכת ERP והסיבות להן :

שיפור רווחיות – לרוב הורדת עלויות (10% – 5%) על פני הגדלת מכירות (30%), בעיקר עלויות תפעול ומלאי.
מוטיבציה טכנולוגית – נתקלו בקשיים שונים כמו:
מערכות שלא תמכו בבאג 2000.
מערכות נפרדות.
איכות ירודה של נתונים.
מיזוגים ורכישות של חברות.
בעלות מערכות מידע שונות.
קושי בתכלול רכש (לדוגמא איחוד הזמנות).
המערכות לא אפשרו לחברה לגדול.
מוטיבציה תפעולית
ביצועי מערכות נמוכים (איטי, נתקע, לא מספק תשובות).
עלויות גבוהות.
מבנים מורכבים.
תהליכי עיבוד מסובכים.
חוסר יכולת לתמוך באסטרטגיות של תהליכים עסקיים.
גלובליזציה – המערכות צריכות לדעת לדבר אחת עם השניה.
חוסר עקביות בתהליכים עסק.

תועלות מפרויקט ERP מוצלח :

זרימת מידע – הגברת מהירות, יוצר התאמה בזמן אמת.
אינטגרציה – מקור נתונים אחד, מדויק יותר ובעל גישה קלה יותר. יוצר ערך.
הפחתת עלויות – שעות אדם, מלאי, כוח אדם, IT.
קיצור זמן מחזור.
ניהול משאבים טוב יותר.
שיפור קבלת החלטות ותכנון – על סמך סטנדרטיזציה (שפה אחידה), נתונים מעודכנים וניתוחם.
גמישות – מאפשרת שינויים ארגוניים נדרשים בעתיד, מאפשרת הוספת מודולים חדשים בקלות יחסית.
הגברת שיתופי פעולה – בין מחלקות, גלובלי, עם גורמים חיצוניים (לוויינים, ספקים, לקוחות).
שיפור פרודוקטיביות.
שיפור בשירות לקוח.

סיבות לכישלון פרויקט ERP :

תכנון : לו"ז, תקציב, פעילויות.
אפיונים חסרים.
כוח אדם : אנשי מפתח בארגון לא מעורבים בתהליך. חוסר מעורבות ותמיכה של ההנהלה. התנגדות העובדים.
מערכת מורכבת מאוד – הדרכות לא מספקות.
כשלים בתקשורת.
הארגון לא בשל לשינוי – שינויים ארגוניים גדולים, שינוי תהליכים עסקיים, שינוי הגדרות תפקיד. הארגון לא מוכן לקראתם ולא יודע איך להתמודד איתם.

חסרונות בהטמעת מערכת ERP

עלויות השקעה גבוהות.
חוסר גמישות בגלל אוטומציה ותהליכים נוקשים.
משתמשים נדרשים לכישורי מחשב טובים יותר.
צוות מומחי ERP מצומצם בתוך החברה.
עלויות חבויות וקיומה של מסגרת זמנים להטמעה.

מה הם עלויות ידועות ועלויות נסתרות במערכת ERP ?

ידוע – עלויות של חומרה ותוכנה.
חבוי – הדרכות, אינטגרציה, קסטומיזציה ותחליפים של אנשים שמשתתפים בפרויקט.

גורמי התנגדות ליישום מערכת ERP וסיבות כל גורם

ועדי עובדים – לוועדי עובדים יש אינטרסים, ברגע שעושים שינויים בארגון אז ועד העובדים לרוב יתנגד לכך. דורש יותר מאמץ מהעובדים, פחד משינויים – ייתור משרות מסוימות (פיטורין?) שינוי תפקידים, יציאה מ "אזור נוחות".
עובדים – חלקם מתנגדים מכיוון שהם פשוט לא אוהבים שינוי. הם רגילים למערכת הקיימת והם רוצים משהו חדש, יכול לפגוע בביצועים תחילה = פגיעה פוטנציאלית בבונוסים.
מנהלים – לוקחים למנהלים את האנשים הכי טובים שלהם, פוגעים בפעילות המחלקתית.
מנהלים בכירים – מנהלים כאלו נמדדים ע"פ הצלחות החברה וברגע שעושים פרויקט ERP פוגעים בפעילות השוטפת, לחברה לוקח זמן לשפר את המדדים שלה ובטווח הקצר יש בעיות.

נקודות מפתח להצלחה בפרויקטי ERP

לשבור את הפרויקט לפרויקטים קטנים יותר – לבצע משהו מצומצם ואז להוסיף עוד מודולים ופונקציות. בעולם הענן זה יותר פשוט.
ליצור תקציב הגיוני לפרויקט.
להציג לוח זמנים ריאלי.
לשמור על SCOP – צריך לדעת לנהל ולהתמודד עם דברים בלתי מתכוננים, ולבדוק האם זה בסקופ של הפרויקט או לא.
תועלת לארגון – ליצור פרויקט שיביא תועלת לארגון. לא לעשות כי "כולם עושים".
תרבות ארגונית – נרצה לשנות את התרבות הארגונית של החברה אם היא לא מספיק מוצלחת.
רתימת תמיכת הנהלה.

הסבת נתונים

הסבת נתונים היא קריטית. חלק מקצועי וקשה.

ניקוי המידע – לקחת ממערכת 1 ולנקות אותו או במערכת הישנה או באמצע (אקסל) או במערכת החדשה (לא נפוץ ומומלץ כי רוצים להעלות נתונים סופיים ולא למחוק מהחדשה).
לרוב שעוברים מערכות יש מידע שמשנה את האופי שלו. מידע שצריך להסב אותו – מעבר בין יחידות מידה ותאריכים שנרשמים שונה. צריך להמיר את הכל לפורמט אחיד.
Static data – כמו המק"טים של החברה – אפשר להעביר חודש מראש.
Dinamic – חשבוניות לדוגמא, להעביר ביום העלייה לאוויר.

תפקיד ועדת היגוי בפרויקט ERP

תפקידה להגות את הפרויקט, להנהיג אותו. תפקידה להביא את הפרויקט ליעד שלו באיכות, בתקציב ובזמן הנכון.

נחתור לכך שהאיש הבכיר בחברה יהיה בראש הפרויקט, CIO – מנהל מערכות מידע. צריך להיות זה שמביא את

כל המשאבים הנדרשים על מנת לבצע את הפרויקט (צד מקצועי), בשוטף צריך מנהל בכיר נוסף שיהיה שם בפועל

על מנת לקבל החלטות, מידיות, איש IT.

מכשולים נפוצים : מדדי השוואה Benchmarking

חוסר במדדים למצב הנוכחי.
ציפיות לא מציאותיות ליתרונות והחזר השקעה.
חוסר תכנון לשינויים משמעותיים.
חוסר בתמיכה ומחויבות מההנהלה הבכירה.
אפיון דרישות לוקה בחסר כתוצאה ממיפוי חלקי של מטרות ויעדים.
אם עושים הרבה שינויים במערכת פוגעים בפונקציונליות שלה.
התנגדות עובדי החברה.
הכשרות והדרכות לא מספקות.
משאבים לא מתאימים.
גורמים להצלחת ההטמעה :
בחירת הספק המתאים והשותף העסקי שיבצע את היישום.
תכנון וניהול הפרויקט.
הגדרת תכולת הפרויקט (חייב, חשוב, נחמד שיהיה).
הגדרת מטרות ויעדי הפרויקט באופן ברור.
הסבת המידע בדגש על טיוב הנתונים.
התגייסות ההנהלה.
Vanilla – לא לעשות קסטומיזציה, לקחת את המערכת כמו שהיא (אחרת אפשר לאבד את תמיכת הספק).
העברת ידע פנים ארגונית.
שימוש במתודולוגיות קיימות להטמעה.